Стандарты для текстовых документов.

Взгляд технического писателя.

       

Правила выполнения текстовых документов регламентированы в стандартах нескольких систем –

ЕСКД [1, 2], ЕСПД [3] и др.

Отметим, что стандарт [3] не распространяется на текст программы, оформление которого регламентировано другим документом [4], входящим в эту систему.

Интересно, что только в название стандартов [3, 5] вынесено словосочетание «печатным способом», хотя и в стандарте [1][1] выполнение подлинников текстовых документов предусмотрено такими же способами, а именно:

- машинописным[2] [6];

- машинным [7];

- типографским.

Следует отметить, что машинописный способ выполнения текстовых документов в настоящее время не используют, как практически не используют и машинный способ из-за повсеместного распространения

принтеров в качестве периферийных устройств.

Если стандарт [1] различает способы выполнения подлинников и копий документов, то в стандарте [3] о способах изготовления копий ничего не сказано.

О типографском способе выполнения документов во всех стандартах написано только то, что они должны выполняться «в соответствии с требованиями, предъявляемыми к типографским изданиям». О самих правилах никаких упоминаний в стандартах нет.

Из этого следует, что при тиражировании текстовых документов типографским способом может потребоваться выпускать два подлинника – один на формах, предусмотренных в стандартах [1, 3],

второй – для типографского издания.

        Текстовые документы, выполненные на листах бумаги, форматы которых установлены в стандартах [8, 9], отличаются прежде всего нерациональным использованием бумаги из-за того, что значительная часть площади листа отведена под служебные цели (рисунок 1).

        Поэтому при тиражировании листа на копии будут воспроизведены надписи на служебных полях, не нужные пользователям копий – дата замены и количество замененных листов, архивные номера подлинников и т.п. информация.

        Следует также учитывать, что необходимость воспроизведения различного рода рамок, используемых для записей служебной информации, приводит к расходу значительного количество тонера при тиражировании документов на принтерах.

        То, что размещенные на страницах текстовых документов различного родя рамки практически не используют, подтверждает и стандарт [5], в п. 2.10 которого записано: «Строку изменения заполняют только на листах замененных и новых, при этом заполняют и лист регистрации изменений….При замене всех листов подлинника заполняют только лист регистрации изменений»

        Кстати, лист регистрации изменений (ЛР) пользователю документа не отправляют, а о внесенных в ЛР изменениях знает только разработчик документа и сотрудник архива.

В редчайших случаях копию ЛР отправляют в организации, проводящие аттестацию и сертификацию изделий или программ.

 

 

Более экономно использована площадь листа бумаги в формах, установленных стандартами системы ЕСПД [3] (рисунок 2), но и в этом случае около 30% площади листа пустует.

Из-за небольшой запечатываемой площади страницы, при печати текстовых документов в уменьшенном формате обычно возникают трудности - напечатанный текст может оказаться нечитаемым.

В связи с тем, что подлинники, выполненные по требованиям стандартов [1, 3] существенно отличается от подлинника, с которого выполняют тиражирование документа типографским способом, предприятию приходится поддерживать в актуальном состоянии два подлинника, что ведёт к удвоению затрат на поддержание архивных копий.

Устранить недостатки, возникающие из-за использования при оформлении текстовых документов стандартов [1, 3] и др., возможно даже при использовании действующих стандартов.

Например, стандартом [10] предусмотрено, что в качестве подлинника можно использовать экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированный подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль [11] документации.

 

 

        Для исключения нерациональных затрат на создание и поддержание в актуальном состоянии нескольких подлинников, целесообразно отказаться от использования форм, установленных в стандартах [1, 3] и выполнять текстовые документы таким образом, чтобы один и тот же подлинник был одинаково пригоден для тиражирования как множительной техникой, так и типографским способом (рисунок 3).

        Фактически это предполагает выпуск текстовых документов по правилам, установленным для оформления стандартов [12,13].

Рисунок 3 показывает, что использование площади бумажного листа при таком оформлении возрастает, страницы не загромождены таблицами для служебных записей так, как это было показано выше на рисунках 1 и 2.

 

 

Требуемые некоторыми действующими стандартами сведения об общем количестве листов, исходном формате страницы, литерности документа [14] представляется целесообразным приводить не в таблицах, размещенных на полях страницы, а непосредственно на странице «Содержание», при этом внесение изменений производят от руки, как это показано на рисунке 4. На наш взгляд, такая форма полностью выполняет те функции, которые возложены стандартом [15] на «блок внесения изменений» (таблички, размещенные на полях листа).

 

 

Стандартом [15], как и стандартом [5] предусмотрены случаи, когда при внесении изменений можно не заполнять различные таблички, («блоки внесения изменений»), что ещё раз подтверждает возможность отказа от них.

При сопоставлении стандартов ЕСКД и ЕСПД, регламентирующих подготовку текстовых документов, нельзя не обратить внимания на то, что многие требования и процедуры регламентированы в них разным образом, что неизбежно ведет к возрастанию затрат при подготовке документов и проведении нормоконтроля

[11] готовых документов.

        Использование же стандарта [12] в качестве основного документа, регламентирующего правила оформления текстовых документов, позволяет существенно снизить затраты, в том числе и за счет унификации правил их подготовки.

        Пример выполнения такого текстового конструкторского документа, как технические условия, в форме стандарта организации приведен здесь [16].

        Какие же изменения в стандартах [1, 3] и подобных им надо сделать?

        Во-первых, следует отменить эти стандарты или, хотя бы, придать этим стандартам на справочный характер.

Во-вторых, рекомендовать использовать в качестве основного документа по оформлению текстовых документов для всех систем документов стандарт [12].

        Во-третьих, исключить из действующих стандартов рекомендации по способам выполнения подлинников и копий, микрофильмов и т.п., ставшие явным анахронизмом.

В-четвертых, исключить из текстов стандартов все упоминания о машинописном способе выполнения документов и о пишущей машинке[3].

        И самое главное, при оформлении таблиц, графиков, рисунков и другого материала текстовых документов всегда следует пользоваться не стандартами, а справочниками, подобному [17].

 

Литература

1. ГОСТ 2.105-95. ЕСКД. Общие требования к текстовым документам

2. ГОСТ 2.610-2006. Правила выполнения эксплуатационных документов

3. ГОСТ 19.106-78. ЕСПД. Требования к программным документам, выполненным печатным способом.

4. ГОСТ 19.401-78 ЕСПД. Текст программы. Требования к содержанию и оформлению

5. ГОСТ 19.604-78. ЕСПД. Правила внесения изменений в программные документы, выполненные печатным способом.

6. ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

7. ГОСТ 2.004-88 ЕСКД. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

8. ГОСТ 2.301-68. ЕСКД. Форматы.

9. ГОСТ 2.104-68. ЕСКД. Основные надписи.

10. ГОСТ 2.102-68 ЕСКД. Виды и комплектность конструкторских документов.

11. ГОСТ 2.111-2013 Единая система конструкторской документации. Нормоконтроль.

12. ГОСТ Р 1.5-2012 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные. Правила построения, изложения, оформления и обозначения

13. Захаров О.Г. Опыт выпуска технических условий — стандарта организации//Стандарты и качество, №12 за 2009 год, С.50.

14. ГОСТ 2.103-68 ЕСКД. Стадии разработки.

15. ГОСТ 2.503-2013. ЕСКД. Правила внесения изменений.

16. СТО ДИВГ 042-2011. Шкафы релейной защиты, автоматики, управления и сигнализации. Технические условия. СПб, НТЦ «Механотроника, 37 с

17. Данилов И.Я. Справочник автора книги. М.: Искусство, 1962, 370 с.

 

Опубликовано ранее:

Рубрикация (текстового документа). Технические условия

Введение

Титульный лист

Лист утверждения

Документы для испытаний